Työnhakijoiden tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Promentor Solutions Oy
y-tunnus: 0701901-1
Olarinluoma 7, 02200 Espoo
puhelin: (+358) 20 7981 210
sähköposti: info@promentor.fi
Tietosuojaselosteen kuvaus
Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisessa tietosuojaselosteessa kerromme miten rekisterinpitäjä (tiedot yllä) käsittelee työnhakijoidemme henkilötietoja.
Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilön perustiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, yhteystiedot (osoitetiedot, sähköposti ja puhelin) ja kansalaisuus. Koulutustiedot: esimerkiksi: tutkinnot, osaamiset ja kielitaito. Työkokemus: esimerkiksi työhistoria ja suosittelijat Muut työnhakuasiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työsopimuksen täytäntöön paneminen ja hakemuksen lähettäminen. Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiin liittyvien asioiden hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään tämän lisäksi rekisterinpitäjän työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintä voi olla esimerkiksi sähköinen viestintä hakemukseen liittyen, uutiskirje tai yhteydenotto puhelimitse.
Tiedottaminen ja uutiskirje
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän etuun tiedottaa työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä tietoa. Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä viestinnän vastaanottamisesta itselleen parhaiten sopivammalla tavalla: klikkaamalla uutiskirjeessä olevaa lähettämisen kieltolinkkiä tai olemalla yhteydessä rekisterin pitäjään
Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Työnhakijan suostumuksella voidaan luovuttaa työnhakuun liittyviä tarpeellisia henkilötietoja sellaiselle työnantaja-asiakkaalle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla.
Henkilötietojen suojaaminen
Hakemuksen kautta lähetetyt henkilötiedot tallennetaan sähköisiin tietokantoihin ja manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu salasanoin, palomuurein ja muilla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä käsiteltävien henkilötietojen suojan varmistamiseksi
Manuaalisesti käsiteltävät ja ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin pääsy on estetty asiattomilta. Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ennalta määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla. Henkilöillä, joilla on pääsy tiloihin ja järjestelmiin, joissa henkilötietoja voidaan käsitellä, ovat solmineet erillisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.
Henkilötietojen säilytysaika
Työnhakijan henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuin se on työnhakuun liittyen tarpeellista. Tietoja säikytetään enintään 5 vuoden verkkohakemuksen rekisteröinnin jättämisestä. 5 vuoden säilytysaika perustuu siihen, että hakuprosessi uusitaan useita kertoja vuodessa.
Työnhakijan oikeudet
Työnhakijalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:
- Työnhakijalla voi pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen muuttamisesta, oikaisemista tai poistamista (tietojen poistamista sovelletaan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja sen mukaisesti).
- Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.
- Työnhakijalla on oikeus pyytää järjestelmään tallennettujen tietojen käsittelyn rajoittamista.
Tilanteessa, jossa työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu, on työnhakijalla oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueella toimivalle tietosuojaviranomaiselle.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tämän rekisterin ylläpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tarvittaessa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan, esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseen liittyvissä asioissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.